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Cancelamento de NF-e: Condições e prazos

1) Pergunta:

Quais são as condições e os prazos para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

2) Resposta:

Primeiramente, cabe nos esclarecer que somente poderá ser cancelada uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento ou a prestação do serviço sujeita ao imposto. O prazo regulamentar máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 (vinte e quatro) horas (1), contados da autorização de uso.

Para proceder com o referido cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico através da geração de um arquivo XML. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Secretaria da Fazenda (Sefaz). O layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível no site nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br).

Após o prazo regulamentar, os Pedidos de Cancelamento transmitidos à Sefaz serão recebidos via sistema até 480 (quatrocentos e oitenta) horas (2) da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no Artigo 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP.

Após este prazo de 480 (quatrocentos e oitenta) horas, a NF-e poderá ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado da:

  1. chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
  2. folha do Livro Registro de Saídas e/ou Livro de Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
  3. comprovação de que a operação não ocorreu;
  4. declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento tempestivo da NF-e.

A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC).

Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 (quinze) dias.

Por fim, lembramos que o status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

Notas Tax Contabilidade:

(1) Equivalência em dias: 24 horas / 24 horas = 1 dia.

(2) 480 horas / 24 horas = 20 dias.

Base Legal: Art. 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP e; Art. 18, I e § 2º da Portaria CAT nº 162/2008 (Dispositivos checados em 03/11/16).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 11/05/2013 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade e está atualizado até a legislação vigente em 03/11/2016 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

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A utilização para fins exclusivamente educacionais é permitida desde que indicada a fonte:

"Tax Contabilidade. Cancelamento de NF-e: Condições e prazos (Area: Nota Fiscal Eletrônica - NF-e). Disponível em: http://www.tax-contabilidade.com.br/pergResps/pergRespsIndex.php?idPergResp=15. - Acesso em: 24/03/2017."

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