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Cancelamento de NF Manual, NF-e e CT-e

Resumo:

Analisaremos no presente Roteiro de Procedimentos os requisitos e prazos previstos na legislação paulista do ICMS para cancelamento de Notal Fiscal Manual, Modelos 1 e 1-A, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Modelo 55, e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Modelo 57. Para tanto, utilizaremos como base de estudo a Portaria CAT nº 32/1996, Portaria CAT nº 162/2008, a Portaria CAT nº 55/2009 e a Decisão Normativa CAT nº 2/2015.

1) Introdução:

A legislação paulista do ICMS permite o cancelamento de Notal Fiscal Manual, Modelos 1 e 1-A, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Modelo 55, e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), Modelo 57, desde que observados certos requisitos e prazos previstos na legislação de regência desses documentos fiscais, quais sejam, a Portaria CAT nº 32/1996 no caso de Nota Fiscal Manual, Portaria CAT nº 162/2008 no caso de NF-e e a Portaria CAT nº 55/2009 no caso de CT-e.

Nos próximos capítulos do presente Roteiro de Procedimentos analisaremos mais detidamente todos os requisitos e prazos mencionados, bem como se o instituto da denúncia expontânea se aplica no caso de contribuinte paulista cancelar documentos fiscais eletrônicos (NF-e e CT-e) fora do prazo regulamentar.

Registra-se que no caso da denúncia espontânea, utilizaremos como fonte de estudo a Decisão Normativa CAT nº 2/2015 que nos trás importantes esclarecimentos sobre o assunto.

Base Legal: Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16); Portaria CAT nº 55/2009 (UC: 21/11/16) e; DN CAT nº 2/2015 (UC: 21/11/16).

2) Conceitos:

2.1) NF-e:

Considera-se NF-e, Modelo 55, o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela "Autorização de Uso" concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventos fiscais relativos ao ICMS.

Base Legal: Art. 1º, § único da Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16).

2.2) CT-e:

Considera-se CT-e, Modelo 57, o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela "Autorização de Uso" concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar prestações de serviços de transporte de cargas realizadas por qualquer modal, seja, rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário.

Base Legal: Art. 1º, §§ 1º e 2º da Portaria CAT nº 55/2009 (UC: 21/11/16).

2.3) Denúncia espontânea:

A denúncia espontânea é o ato pelo qual o contribuinte do ICMS que se encontra em situação irregular em relação ao cumprimento de obrigação principal (recolhimento do imposto) ou acessória (emissão de documento fiscal, escrituração de livros, apresentação de informações e arquivos magnéticos, etc.) comunica a irregularidade à Repartição Fiscal da Secretaria da Fazenda de seu Estado para se eximir da aplicação da penalidade prevista em regulamento ou autuação fiscal.

O objetivo desse instituto é, em primeiro lugar, incentivar o contribuinte faltoso a sanar a irregularidade, independentemente de pressão por parte do Fisco, o que é de interesse primordial para o erário público.

Busca-se, ainda, dar a esse contribuinte que se autodenuncia um tratamento favorecido condizente com a sua boa-fé, disposição e a sua ação concreta no sentido de corrigir a irregularidade cometida. Está relacionada, portanto, ao princípio da isonomia, no sentido de dar ao contribuinte um tratamento diverso daquele reservado ao contribuinte que se omite, persistindo na situação de irregularidade, até ser autuado pelo Fisco.

Nota Tax Contabilidade:

(1) Leia nosso Roteiro de Procedimentos intitulado "Denúncia espontânea" e veja os procedimentos a serem observados pelos contribuintes paulistas para apresentação da denúncia espontânea com fundamento no RICMS/2000-SP e na Resposta à Consulta nº 380/1997 da Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (Sefaz/SP).

Base Legal: Art. 529, caput do RICMS/2000-SP (UC: 21/11/16) e; RC nº 380/1997 (UC: 21/11/16).

3) Cancelamento de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, emitida por processo mecanizado ou manual:

A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, emitida por processo mecanizado ou manual, poderá ser cancelada antes da saída efetiva da mercadoria do estabelecimento, visto que não se materializou o fato gerador do imposto. Nesse caso, o contribuinte emitente do documento fiscal deverá adotar os procedimentos descritos a seguir:

  1. conservar todas as vias no talonário, no formulário contínuo ou nos jogos soltos, conforme o caso;
  2. no documento cancelado, apor declaração dos motivos determinantes do cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido em substituição ao cancelado.

Para efeito do disposto acima, considera-se processo mecanizado todo e qualquer processo mecanográfico ou datilográfico em que não seja utilizado Sistema Eletrônico de Processamento de Dados ou Programa Emissor de NF-e, de que tratam a Portaria CAT nº 32/1996 e Portaria CAT nº 162/2008, respectivamente.

Base Legal: Arts. 200 e 13 do DDTT do RICMS/2000-SP (UC: 21/11/16); Portaria CAT nº 32/1996 (UC: 21/11/16) e; Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16).

4) Cancelamento de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, emitida por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados:

4.1) Procedimentos:

Para cancelamento de Nota Fiscal emitida por meio de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, o contribuinte deverá observar os mesmos procedimentos que se aplicam às Notas Fiscais emitidas por processo mecanizado (Ver capítulo 3 acima).

Base Legal: Equipe Tax Contabilidade (UC: 21/11/16).

4.2) Formulários inutilizados:

À vista das características do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados para emissão de documentos fiscais, poderá ocorrer a inutilização do formulário antes de se transformar em documento fiscal.

Nos termos do item 28 do Manual de Orientação anexo à Portaria CAT nº 32/1996, considera-se como documento fiscal, previsto no artigo 124 do RICMS/2000-SP, o formulário numerado tipograficamente, que também for numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, aplicando-se as disposições sobre documentos fiscais estatuídas no citado Regulamento.

Caso o formulário destinado à emissão dos documentos fiscais referido no parágrafo anterior, numerado tipograficamente, for inutilizado antes de ser numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, serão aplicadas as regras previstas no artigo 12 da Portaria CAT nº 32/1996.

Serão, também, aplicadas as regras do artigo 12 da Portaria CAT nº 32/1996 ao formulário, já numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, que for inutilizado por defeito na impressão, hipótese em que o próximo formulário poderá ter a mesma numeração dada pelo sistema ao formulário inutilizado.

Dispõe o artigo 12 da Portaria CAT nº 32/1996 que o contribuinte deverá enfeixar os documentos cancelados em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o evento.

Base Legal: Equipe Tax Contabilidade (UC: 21/11/16).

5) Cancelamento ou inutilização de NF-e:

Primeiramente, cabe nos esclarecer que somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento ou a prestação do serviço sujeita ao imposto. O prazo regulamentar máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 (vinte e quatro) horas (2), contados da autorização de uso.

Portanto, para que contribuinte paulista consiga proceder com o cancelamento da NF-e deverá observar os 2 (dois) requisitos abaixo:

  1. não poderá ter ocorrido a circulação da mercadoria ou a prestação do serviço;
  2. não poderá ter decorrido período de tempo superior a 25 (vinte e cinco) horas, contados a partir da concessão da "Autorização de Uso" da NF-e.

Para cancelamento de NF-e após o prazo regulamentar de 24 (vinte e quatro) horas, nosso leitor deverá observar os procedimentos mencionados no subcapítulo 7.1 abaixo.

Na hipótese de quebra de seqüência da numeração, o contribuinte deverá solicitar a inutilização do número da NF-e, mediante "Pedido de Inutilização de Número de NF-e", até o 10° (décimo) dia do mês subseqüente àquele em que ocorrer a quebra de seqüência da numeração.

Nota Tax Contabilidade:

(2) Equivalência em dias: 24 horas / 24 horas = 1 dia.

Base Legal: Art. 18, caput e § 2º da Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16).

5.1) Pedido de Cancelamento de NF-e e Pedido de Inutilização de Número de NF-e:

De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, para proceder com o cancelamento de NF-e ou com a inutilização de número de NF-e, o estabelecimento emitente deverá fazer um pedido específico através da geração de um arquivo XML. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias (ou prestação de serviço), o pedido de cancelamento ou inutilização também:

  1. deverão observar o layout estabelecido em Ato Cotepe. Referido layout poderá ser consultado no Manula de Orientação do Contribuinte (MOC), disponível no site nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br);
  2. deverão conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital;
  3. deverão ser transmitidos via internet, com protocolo de segurança ou criptografia, podendo a transmissão ser realizada mediante utilização do software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou, ainda, utilizar o software disponibilizado pela Secretaria da Fazenda, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/nfe;
  4. terão o seu deferimento ou indeferimento comunicados pela internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e e a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria da Fazenda.

Lembramos que o status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

Base Legal: Art. 18, § 1º da Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16).

5.2) Escrituração fiscal:

Deverão ser escrituradas no Livro Registro de Entradas (LRE) ou no Livro Registro de Saídas (LRS), sem valores monetários e de acordo com a legislação pertinente, às NF-e emitidas e posteriormente canceladas, bem como às informações dos números das NF-e que tiverem sido inutilizados.

No caso de contribuinte obrigado à entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD), popularmente conhecido como Sped-Fiscal, deverá ser observado as regras de escrituração fiscal constantes no Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital - EFD-ICMS/IPI da Receita Federal do Brasil, o qual cabe nos destacar a exceção 1 do Registro C100:

Exceção 1: Para documentos com código de situação (campo COD_SIT) cancelado (código "02"), cancelado extemporâneo (código "03"), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) denegada (código "04"), preencher somente os campos REG, IND_OPER, IND_EMIT, COD_MOD, COD_SIT, SER, NUM_DOC e CHV_NF-e. Para COD-SIT = 05 (numeração inutilizada), todos os campos referidos anteriormente devem ser preenchidos, exceto o campo CHV_NF-e. Demais campos deverão ser apresentados com conteúdo VAZIO "||". Não informar registros filhos. A partir de janeiro de 2011, no caso de NF-e de emissão própria com código de situação (campo COD_SIT) cancelado (código "02") e cancelado extemporâneo (código "03") deverão ser informados os campos acima citados incluindo ainda a chave da NF-e.

Como podemos verificar, a NF-e cancelada deverá ser escriturada no Registro C100 com o "COD_SIT" (Código da Situação do Documento") "02", devendo os campos relativos a valor da operação, Base de Cálculo (BC) e valor de imposto ser preenchidos com zeros.

Base Legal: Art. 39, caput, I e III da Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16) e; Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital - EFD-ICMS/IPI da Receita Federal do Brasil (UC: 21/11/16).

6) Cancelamento ou inutilização de numeração de CT-e:

O contribuinte emitente poderá solicitar o cancelamento do CT-e, mediante Pedido de Cancelamento correspondente a um único CT-e transmitido à Secretaria da Fazenda, quando, observadas as demais normas da legislação pertinente, cumulativamente:

  1. não tenha iniciado a prestação do serviço;
  2. tenha decorrido período máximo de 7 (sete) dias desde a concessão da respectiva Autorização de Uso do CT-e;
  3. não tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica (CC-e) relativa ao CT-e que se pretenda cancelar.

Durante a emissão do CT-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do próprio contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 000.100 e a nº 000.110 foram emitidas, mas a faixa 000.101 a 000.109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 000.110.

Neste caso, o contribuinte emitente deverá solicitar a inutilização do número de CT-e não utilizado, mediante Pedido de Inutilização de Número de CT-e, até o 10° (décimo) dia do mês subsequente àquele em que ocorrer a quebra de sequência de numeração.

Lembramos que o status de um CT-e (autorizado, cancelado, etc.) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional do Conhecimento de Transporte Eletrônico (www.cte.fazenda.gov.br).

Base Legal: Art. 21, caput da Portaria CAT nº 55/2009 (UC: 21/11/16).

6.1) Pedido de Cancelamento de CT-e e Pedido de Inutilização de Número de CT-e:

O Pedido de Cancelamento de CT-e e o Pedido de Inutilização de Número de CT-e:

  1. deverão atender ao layout estabelecido em Ato Cotepe. Referido layout poderá ser consultado no MOC, disponível no site nacional do CT-e (www.cte.fazenda.gov.br);
  2. deverão conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela ICP-Brasil, com o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital;
  3. deverão ser transmitidos via internet, com protocolo de segurança ou criptografia, podendo a transmissão ser realizada por meio do "software" previsto no artigo 11, § 1º, 1 da Portaria CAT nº 55/2009;
  4. terão o seu deferimento ou indeferimento comunicado pela internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número do CT-e e a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria da Fazenda.
Base Legal: Art. 21, § 1º da Portaria CAT nº 55/2009 (UC: 21/11/16).

7) Cancelamento de NF-e e CT-e fora do prazo regulamentar:

Para o cancelamento de NF-e ou de CT-e, os contribuintes paulistas do ICMS deverão observar as condições e os prazos previstos, respectivamente, na Portaria CAT nº 162/2008 e na Portaria CAT nº 55/2009. Nos próximos subcapítulos analisaremos mais detidamente as referidas condições e prazos.

Base Legal: Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16) e; Portaria CAT nº 55/2009 (UC: 21/11/16).

7.1) Cancelamento de NF-e fora do prazo regulamentar:

Após o prazo regulamentar de 24 (vinte e quatro) horas, os Pedidos de Cancelamento transmitidos à Sefaz serão recebidos via sistema até 480 (quatrocentos e oitenta) horas (3) da Autorização de Uso da NF-e, porém neste caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no artigo 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP.

Artigo 527 - O descumprimento da obrigação principal ou das obrigações acessórias, instituídas pela legislação do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços, fica sujeito às seguintes penalidades:

(...)

IV - infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais:

(...)

z1) falta de solicitação de cancelamento de documento fiscal eletrônico, quando exigido pela legislação, ou solicitação de cancelamento desses documentos após transcurso do prazo regulamentar - multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento ou impresso; no caso de solicitação após transcurso do prazo regulamentar, multa equivalente a 1% (um por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 6 (seis) UFESPs, por documento ou impresso;

(...)

Após o transcurso do prazo de 480 (quatrocentos e oitenta) horas, a NF-e poderá ser cancelada somente por meio de procedimento específico a ser realizado diretamente no Posto Fiscal de jurisdição do contribuinte. O pedido deverá ser acompanhado da:

  1. chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
  2. folha do Livro Registro de Saídas e/ou Livro de Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
  3. comprovação de que a operação não ocorreu;
  4. declaração firmada pelo representante legal e os motivos que impediram o cancelamento tempestivo da NF-e.

A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte (DEC).

Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 (quinze) dias.

Por fim, lembramos que o status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

Nota Tax Contabilidade:

(3) 480 horas / 24 horas = 20 dias.

Base Legal: Art. 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP (UC: 21/11/16); Art. 18, I e § 2º da Portaria CAT nº 162/2008 (UC: 21/11/16) e; Item 4 da DN CAT nº 2/2015 (UC: 21/11/16).

7.2) Cancelamento de CT-e fora do prazo regulamentar:

De acordo com a legislação atualmente em vigor, o Pedido de Inutilização de Número de CT-e e o Pedido de Cancelamento de CT-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos fora do prazo regulamentar, sendo o Pedido de Cancelamento de CT-e recebido até 31 (trinta e um) dias da emissão do CT-e. Lembramos que, nesse caso o emitente ficará sujeito à penalidade prevista no Artigo 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP.

Após o transcurso do prazo de 31 (trinta e um) dias, o CT-e poderá ser cancelado somente por meio de procedimento específico a ser realizado diretamente no Posto Fiscal de jurisdição do contribuinte.

Base Legal: Art. 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP (UC: 21/11/16); Art. 21, § 2º da Portaria CAT nº 55/2009 (UC: 21/11/16) e; Item 4 da DN CAT nº 2/2015 (UC: 21/11/16).

7.3) Penalidades:

A falta de solicitação de cancelamento ou a solicitação de cancelamento da NF-e ou do CT-e após o transcurso do prazo regulamentar sujeita o contribuinte às multas previstas no artigo 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP, como segue:

  1. 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento (nunca inferior a 15 UFESPs, por documento ou impresso) no caso da falta de solicitação de cancelamento de NF-e ou de CT-e.
  2. 1% (um por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento (nunca inferior a 6 UFESPs, por documento ou impresso), nas hipóteses de solicitação de cancelamento após transcurso do prazo regulamentar, ou seja:
    1. no caso de solicitação de cancelamento de NF-e, após 24 (vinte e quatro) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e (independentemente de a solicitação ocorrer via sistema, até 480 horas, ou por procedimento específico diretamente no Posto Fiscal, após 480 horas);
    2. no caso de solicitação de cancelamento de CT-e, após 7 (sete) dias do momento da concessão da Autorização de Uso do CT-e (independentemente de a solicitação ocorrer via sistema, até 31 dias, ou por procedimento específico diretamente no Posto Fiscal, após 31 dias).

Por fim, cabe nos lembrar que as multas previstas artigo 527 do RICMS/2000-SP somente são aplicadas mediante regular ação fiscal.

Base Legal: Art. 527, IV, z1 do RICMS/2000-SP (UC: 21/11/16) e; Item 5 da DN CAT nº 2/2015 (UC: 21/11/16).

7.4) Denúncia espontânea:

A solicitação de cancelamento de NF-e após o prazo de 24 (vinte e quatro) horas da concessão da respectiva "Autorização de uso", ou do CT-e após o prazo de 7 (sete) dias, contado da sua "Autorização de Uso", sujeitará o contribuinte às penalidades previstas na legislação paulista, não se aplicando o instituto da denúncia espontânea.

Neste sentido, convém analisar a Decisão Normativa CAT nº 2/2015 que bem esclarece o assunto:

Decisão Normativa CAT 02, de 10-09-2015 (DOE 11-09-2015)

ICMS - Solicitação de cancelamento de NF-e ou de CT-e após transcurso do prazo regulamentar - Não aplicabilidade da denúncia espontânea

O Coordenador da Administração Tributária decide, com fundamento no artigo 522 do Regulamento do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação - RICMS, aprovado pelo Decreto 45.490, de 30-11-2000, aprovar a proposta da Consultoria Tributária e expedir o seguinte ato normativo:


1. Para o cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e ou de Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e, os contribuintes devem observar, além de outros requisitos, os prazos estabelecidos na Portaria CAT 162/2008, na hipótese de cancelamento de NF-e, ou na Portaria CAT 55/2009, na hipótese de cancelamento de CT-e.

2. De acordo com o artigo 18 da Portaria CAT 162/2008, o prazo regulamentar para se efetuar o Pedido de Cancelamento de NF-e é de 24 (vinte e quatro) horas, contados a partir da respectiva Autorização de Uso.

2.1. No entanto, em virtude do disposto no § 2º do mesmo artigo 18, o contribuinte, mesmo fora do prazo regulamentar, poderá transmitir, via sistema, o Pedido de Cancelamento de NF-e que continuará sendo recepcionado pela Secretaria da Fazenda, desde que não ultrapasse 480 (quatrocentos e oitenta) horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e.

3. Por sua vez, de acordo com o artigo 21 da Portaria CAT 55/2009, o prazo regulamentar para se efetuar o Pedido de Cancelamento de CT-e é de 7 (sete) dias, contados a partir da respectiva Autorização de Uso.

3.1. Assim como no caso de cancelamento de NF-e, o contribuinte emissor de CT-e, mesmo fora do prazo regulamentar, também poderá transmitir, via sistema, o Pedido de Cancelamento de CT-e, que continuará sendo recepcionado pela Secretaria da Fazenda, desde que não ultrapasse 31 (trinta e um) dias do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e, nos termos do § 2º do referido artigo 21.

4. Após o transcurso do prazo de 480 horas, no caso de NF-e, e de 31 dias, na hipótese de CT-e, o contribuinte só poderá regularizar sua situação e, eventualmente, cancelar esses documentos fiscais, por meio de procedimento específico a ser realizado diretamente no Posto Fiscal de sua jurisdição.

5. A falta de solicitação de cancelamento ou a solicitação de cancelamento desses documentos fiscais após transcurso do prazo regulamentar sujeita o contribuinte às multas previstas no artigo 527, IV, "z1", do RICMS/2000, como segue:

a) 10% do valor da operação ou prestação constante do documento (nunca inferior a 15 UFESPs, por documento ou impresso) no caso da falta de solicitação de cancelamento de NF-e ou de CT-e;

b) 1% do valor da operação ou prestação constante do documento (nunca inferior a 6 UFESPs, por documento ou impresso), nas hipóteses de solicitação de cancelamento após transcurso do prazo regulamentar, ou seja:

b.1) no caso de solicitação de cancelamento de NF-e, após 24 horas do momento da concessão da Autorização de Uso da NF-e (independentemente de a solicitação ocorrer via sistema, até 480 horas, ou por procedimento específico diretamente no Posto Fiscal, após 480 horas);

b.2) no caso de solicitação de cancelamento de CT-e, após 7 dias do momento da concessão da Autorização de Uso do CT-e (independentemente de a solicitação ocorrer via sistema, até 31 dias, ou por procedimento específico diretamente no Posto Fiscal, após 31 dias).

6. A esse respeito, é importante analisar o instituto da denúncia espontânea, instrumento que tem por objetivo incentivar o contribuinte que infringiu norma tributária a regularizar sua situação, de forma espontânea, antes do conhecimento da infração pelo fisco.

7. No Estado de São Paulo, esse instituto está regulamentado, à semelhança do artigo 138 do Código Tributário Nacional (CTN), por meio do artigo 529 do RICMS/2000:

"Artigo 529 - O contribuinte que procurar a repartição fiscal, antes de qualquer procedimento do fisco, para sanar irregularidade relacionada com o cumprimento de obrigação pertinente ao imposto, ficará a salvo das penalidades previstas no artigo 527, desde que a irregularidade seja sanada no prazo cominado.

§ 1º - Tratando-se de infração que implique falta de pagamento do imposto, aplicam-se as disposições do artigo anterior. (...)".

8. É de se notar que a denúncia espontânea, na forma estabelecida pelo "caput" do artigo 529 do RICMS/2000, combinado com o disposto em seu § 1º, afasta, em regra, tanto as penalidades relativas ao descumprimento de obrigações principais quanto aquelas relativas ao descumprimento de obrigações acessórias (previstas no artigo 527 do mesmo regulamento), desde que o contribuinte, voluntariamente, procure o fisco para regularizar sua situação.

9. Ressalte-se, contudo, que há multas estabelecidas no artigo 527 do RICMS/2000 atribuídas a infrações relacionadas com o descumprimento de obrigações acessórias que têm como núcleo, justamente, um ato cujo pressuposto é a espontaneidade do agente, e, nesses casos, fica evidente a impossibilidade de aplicação do instituto da denúncia espontânea, já que a penalidade que se pretenderia afastar está vinculada a um ato voluntário do contribuinte cuja finalidade é o saneamento da obrigação não cumprida tempestivamente. Esses casos, portanto, não podem ser abrangidos pela regra geral estabelecida no artigo 529 do RICMS.

10. Nesse sentido, no que se refere ao pedido de cancelamento de NF-e ou de CT-e efetuado após término do prazo regulamentar, como se trata de hipótese sujeita à multa estabelecida pelo artigo 527, IV, "z1", do RICMS/2000, imputada sobre infração que já leva em consideração a espontaneidade do agente, é de se concluir que a denúncia espontânea não pode afastar a penalidade prevista para os casos de solicitação de cancelamento de NF-e ou de CT-e efetuadas após o transcurso do prazo regulamentar (24 horas, para a NF-e; e 7 dias, para o CT-e).

11. Ficam revogadas as respostas a consultas tributárias que, versando sobre a mesma matéria, concluíram de modo diverso.

Nota Tax Contabilidade:

(4) Para saber mais sobre a UFESP recomendamos a leitura do Roteiro intitulado "Unidade Fiscal do Estado de São Paulo (UFESP)" de nossa lavra. Neste Roteiro, nosso leitor poderá encontrar, inclusive, a Tabela de UFESP's vigentes desde ano de 1984.

Base Legal: DN CAT nº 2/2015 (UC: 05/10/15).

8) Prazo para Guarda de Documentos:

Os documentos fiscais (inclusive quando cancelados ou inutilizados), bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o ICMS deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (os citados 5 anos).

Lembramos que na hipótese de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento assumirá a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos Livros Fiscais já encerrados, pertencentes ao estabelecimento fundido, incorporado, transformado, cindido ou adquirido, bem como dos livros substituídos, caso opte em fazê-lo.

Nota Tax Contabilidade:

(5) Em caso de dissolução de sociedade, serão observadas, quanto aos documentos relacionados com o ICMS, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos documentos relativos aos negócios sociais.

Base Legal: Arts. 202 e 232, caput e § 2º do RICMS/2000-SP (UC: 21/11/16).
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 07/10/2015 pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade e está atualizado até a legislação vigente em 19/12/2016 (data da sua última atualização), sujeitando-se, portanto, às mudanças em decorrência das alterações legais.

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