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Vale-Transporte

Resumo:

O vale-transporte foi instituído pela Lei nº 7.418/1985, mas sua aquisição e posterior distribuição tornou-se obrigatória apenas em outubro de 1987, com a publicação da Lei nº 7.619/1987. Desde então, todas as empresas que possuam empregados com direito ao vale-transporte ficaram obrigadas a conceder o benefício para deslocamento residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte coletivo público que poderá ser urbano, intermunicipal e interestadual.

Estudaremos neste Roteiro os procedimentos aplicáveis para o registro contábil das aquisições e distribuições do vale-transporte, bem como do desconto da participação dos funcionários no custo de aquisição dos mesmos.

1) Introdução:

O vale-transporte foi instituído pela Lei nº 7.418/1985, mas sua aquisição para posterior distribuição tornou-se obrigatória apenas em outubro de 1987 com a publicação da Lei nº 7.619/1987. Diante isso, todas as empresas que possuam empregados com direito ao vale-transporte ficarão obrigadas a conceder o benefício para deslocamento residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte coletivo público que poderá ser urbano, intermunicipal e interestadual que melhor se adéqüe ao empregado.

Atualmente, referidas leis, estão regulamentadas pelo Decreto nº 95.247/1987.

Conforme as legislações supracitadas ressaltam-se, ainda, as seguintes observações quanto ao vale-transporte: não tem natureza salarial, nem será incorporado à remuneração para quaisquer efeitos. Ou seja, o vale transporte não integra a Base de Cálculo (BC) do INSS, FGTS ou IRRF.

Destacamos, também, que é vedado o fornecimento de vale transporte em dinheiro para os seus empregados. O pagamento deste benefício em dinheiro, normalmente, será considerado salário "in natura". Ou seja, deverá ser considerado para média do 13º Salário, férias e tributação para o FGTS. Além de a empresa correr o risco de ser autuada em uma fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), cuja multa poderá chegar até R$ 40.000,00 (Quarenta mil reais).

Devido à importância do assunto para as empresas em geral, estudaremos neste Roteiro os procedimentos aplicáveis para o registro contábil das aquisições e distribuições do vale-transporte, bem como do desconto da participação dos funcionários no custo de aquisição dos mesmos, quando praticado pelo empregador.

Base Legal: Art. 1º da Lei 7.418/1985 (UC: 24/03/14) e; Lei nº 7.619/1987 (UC: 24/03/14).

2) Conceitos:

2.1) vale-transporte:

O vale-transporte é um benefício que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídas os serviços seletivos e os especiais.

Base Legal: Art. 1º da Lei nº 7.418/1985 (UC: 24/03/14).

2.2) Deslocamento:

Entende-se por deslocamento a soma dos segmentos que compõe a viagem do beneficiário do vale-transporte, por um ou mais meios de transporte, entre sua residência e seu local de trabalho e vise-versa.

Não existe determinação legal de distância mínima para que seja obrigatório o fornecimento de vale-transporte. Logo, se o empregado utilizar transporte coletivo para deslocar-se ao trabalho, independente da distância, será obrigação do empregador fornecer o benefício.

Base Legal: Art. 2º do Decr. nº 95.247/1987 (UC: 24/03/14).

3) Custo e/ou Despesa Operacional:

O gasto efetivamente pago pela empresa na concessão do vale-transporte aos seus empregados será classificado como:

  1. Custo de Produção: Relativamente ao vale-transporte concedido aos empregados da área de produção, nas empresas industriais e prestadoras de serviços;
  2. Despesa Operacional: Relativamente ao vale-transporte concedido:
    1. aos empregados das áreas administrativas, comercial e outros setores não ligados direta ou indiretamente à produção ou serviços, nas empresas industriais e prestadoras de serviços respectivamente; e
    2. a todos os empregados, nas empresas comerciais.

4) Tratamento Trabalhista:

Os empregadores deverão observar as regras estabelecidas pela Lei nº 7.418/1985 e CLT/1943 para conceção de vale-transporte, bem como as convenções ou dissídios coletivos das categorias profissionais que a empresa estiver vinculada. Ressalta-se que, em eventuais controvérsias caberá sempre ao Poder Judiciário, quando acionado, a solução definitiva da pendência.

Nos subitens abaixo veremos alguns tópicos importantes para o entendimento do assunto, auxiliando o profissional da contabilidade no entendimento da melhor forma de contabilização do vale-transporte.

4.1) Beneficiários:

São beneficiários do vale-transporte os trabalhadores em geral e os servidores públicos federais, estaduais e municipais.

Base Legal: Art. 1º do Decr. nº 95.247/1987 (UC: 24/03/14).

4.2) Custeio:

O vale-transporte será custeado pelo:

  1. empregado: Com parcela equivalente a 6% (seis por cento) de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; e
  2. empregador: Com ajuda de custo equivalente à parcela que exceder ao referido no item anterior.

Como visto, a concessão do vale-transporte autoriza o empregador a descontar mensalmente, em folha de salário, do empregado que exercer o direito ao benefício, o valor da parcela de "até" 6% (seis por cento) de seu salário básico, cujo desconto será proporcional à quantidade de vale-transporte concedido para o período a que se referir o salário e por ocasião de seu pagamento, salvo estipulação em contrário, em convenção ou dissídio coletivo de trabalho mais favorável ao beneficiário.

Para efeitos de cálculo da participação do empregado, considerar-se-á como sendo a BC do referido desconto:

  1. o salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens; e
  2. o montante percebido no período, para os trabalhadores remunerados por tarefa ou serviço feito ou quando se tratar de remuneração constituída exclusivamente de comissões. percentagens, gratificações, gorjetas ou equivalentes.

Nota Tax Contabilidade:

(1) Caso o valor do benefício do período seja inferior a parcela de 6% (seis por cento) do salário básico ou vencimento, o empregado poderá optar pelo recebimento antecipado do vale-transporte, sendo seu valor, descontado integralmente por ocasião do pagamento do respectivo salário ou vencimento.

4.3) Incidências das Contribuições (INSS / FGTS):

O vale-transporte, concedido nas condições e limites definidos na Lei nº 7.418/1985, no que se refere à contribuição do empregador:

  1. não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração para quaisquer efeitos;
  2. não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou de Fundo de Garantia por Tempo de Serviço; e
  3. não se configura como rendimento tributável do trabalhador.
Base Legal: Art. 2º da Lei nº 7.418/1985 (UC: 24/03/14) e; Art. 6º do Decr. nº 95.247/1987 (UC: 24/03/14).

5) Tratamento Fiscal:

Até 31/12/1997, sem prejuízo da dedução como despesa operacional, as pessoas jurídicas puderam deduzir, do Imposto de Renda (IR) devido, valor equivalente à aplicação da alíquota cabível do IR sobre o valor das despesas comprovadamente realizadas, no período-base, na concessão do Vale-Transporte.

Com a publicação da Lei nº 9.532/1997, a concessão de vale-transporte deixou de ser objeto de incentivo fiscal pela legislação do Imposto de Renda, ficando vedada sua dedução do IR devido a partir de vigência de referida lei. Ficou mantida apenas a dedução como despesa operacional do período de apuração da distribuição dos vales.

Base Legal: Art. 82, II, "f" da Lei nº 9.532/1997 (UC: 24/03/14).

6) Tratamento Contábil:

Prestigiando o Regime de Competência na apropriação do vale-transporte, seu custo de aquisição deve, inicialmente, ser efetuado na conta "Vale-Transporte em Estoque", no grupo Ativo Circulante, para serem apropriados posteriormente como custo e/ou despesa operacional, no período em que os vales-transporte forem utilizados pelos empregados.

Para efeito de exemplificação, admitamos que a empresa Vivax Indústria e Comércio de Eletrônicos Ltda. adquira no mês de agosto de 2XX1, R$ 24.000,00 (Vinte e quatro mil reais) em vales-transporte da empresa Boa Vista Transportes Ltda., a serem distribuídos aos seus empregados para utilização no transporte residência-trabalho e, vise-versa. Assim, para registro da compra dos vales, teremos o seguinte lançamento contábil:

Pela aquisição dos vales-transporte:
D - Vale-Transporte em Estoque (AC) _ R$ 24.000,00
C - Bco. c/ Movto. (AC)	_____________ R$ 24.000,00

Legenda:
AC: Ativo Circulante.

Geralmente, os vales-transporte são adquiridos com antecedência, já que o benefício deve ser adiantado ao empregado. Caso a empresa lance a aquisição dos vales diretamente em conta de resultado, estaria antecipando o registro de uma despesa, o que não é permitido no regime de competência.

Admitamos agora que, no mês de setembro de 2XX1, a Vivax tenha distribuído aos seus empregados R$ 20.000,00 (Vinte mil reais) em vales-transporte e que, no fechamento da folha de pagamento do mês de setembro de 2XX1, tenha sido apurada a importância de R$ 11.000,00 (Onze mil reais) a título de participação no custo de aquisição de vales-transportes, a ser descontado dos empregados, respeitado o limite máximo de 6% (seis por cento) do salário base de cada um. Assim, teremos os seguintes registros contábeis no Livro Diário da empresa:

Pela distribuição dos vales-transporte:
D - Despesas com Vale-Transporte (CR)_ R$ 20.000,00
D - Vale-Transporte em Estoque (AC) __ R$ 24.000,00

Pelo registro da parcela descontada dos empregados:
D - Salários a Pagar (PC) _____________ R$ 11.000,00
C - Despesas com Vale-Transporte (CR) _ R$ 11.000,00

Legenda:
AC: Ativo Circulante;
CR: Conta de Resultado; e
PC: Passivo Circulante.

Como podemos verificar no exemplo acima, a parcela que venha a ser recuperada pela empresa, mediante desconto no holerite do empregado, deve ser lançada a débito da conta de "Salários a Pagar", ou similar, sendo sua contrapartida registrada na conta de "Despesas com Vale-Transporte" no resultado do exercício. O saldo que ficar na conta "Despesas com Vale-Transporte" será importancia efetivamente dedútivel para efeitos de apuração do lucro líquido do exercício.

Base Legal: Art. 9º Res. CFC nº 750/1993.

7) Transporte em veículo próprio ou de terceiros:

As empresas poderão proporcionar, por meios próprios ou de terceiros contratados, em veículos adequados ao transporte coletivo, o deslocamento residência/trabalho e vice-versa de seus empregados, ficando assim desobrigado do fornecimento de vale-transporte. Nessa hipótese, caso o transporte não cubra integralmente o trajeto deverá ser concedido vale-transporte referente ao segmento da viagem não abrangido pelo fornecido por meios próprios ou de terceiros contratados.

Optando-se pela utilização de veículos próprios ou de terceiros, a empresa deverá registrar em contas contábeis específicas, que permitam determinar com clareza e exatidão na contabilidade, os gastos efetivamente realizados na aquisição de combustível, manutenção, reparos e depreciação de veículos próprios, destinados exclusivamente ao transporte de empregados, bem como os gastos com as empresas contratadas para esse fim.

Para simplificar o controle desses gastos sugerimos a criação de uma conta sintética denominada "Transporte de Empregados", no grupo de custos e/ou despesa operacional, desdobrada em contas analíticas para as quais serão canalizados os gastos incorridos em cada modalidade de transporte, ou seja, aquisição de vales-transporte, veículos próprios ou de terceiros. A título de exemplo, apresentamos o plano de conta abaixo:

ContaTipoDescrição
4SintéticaDESPESAS OPERACIONAIS
4.1SintéticaDespesas Administrativas
4.1.1.SintéticaGastos com Pessoal
4.1.1.6SintéticaTransporte de Empregados
4.1.1.6.01AnalíticaDespesas com Vale-Transporte
4.1.1.6.02SintéticaTransporte em Veículos Próprios
4.1.1.6.02.01AnalíticaCombustíveis e Lubrificantes
4.1.1.6.02.02AnalíticaManutenção e Reparos de Veículos
4.1.1.6.02.03AnalíticaDepreciação
4.1.1.6.02.04AnalíticaSalários e Encargos Sociais do Motorista
4.1.1.6.03AnalíticaTransporte em Veículos de Terceiros
4.1.1.6.09Analítica(-) Participação dos Empregados

Como podemos abservar, a conta "Transporte em Veículos Próprios" foi dividida em outras contas que registram, cada tipo de gasto referente à frota de veículos para transporte de empregados.

Base Legal: Art. 4º do Decr. nº 95.247/1987 (UC: 24/03/14).
Treinamento
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 14/06/2011 e atualizado em 24/03/2014, pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade. Sua reprodução é permitida desde que indicada a fonte: Tax Contabilidade. Vale-Transporte (Area: Manual de Contabilização). Disponível em: http://www.tax-contabilidade.com.br/matTecs/matTecsIndex.php?idMatTec=22. Acesso em: 01/11/2014.


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