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Obrigações acessórias das microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)

Resumo:

Discorreremos neste Roteiro de Procedimentos, sobre as obrigações acessórias a que estão sujeitas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, em vigor desde 01/07/2007, com relação à emissão de documentos fiscais e à escrituração de livros fiscais e contábeis.

1) Introdução:

O Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (Simples Nacional), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte), prevê, além da unificação de procedimentos em relação à apuração e recolhimento de impostos e contribuições da União, Estados, Distrito Federal e Municípios (Obrigação principal), regras diferenciadas e favorecidas em relação ao cumprimento das obrigações acessórias.

As obrigações acessórias ou deveres instrumentais são um conjunto de regras que devem ser observadas para que as microempresas (ME) e as empresas de pequeno porte (EPP) tenham acesso ao Simples Nacional, bem como, adquiram o benefício de terem suas obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias unificadas, simplificadas e com valor menos oneroso, podendo competir, desta forma, com empresas de médio e grande porte em igualdade de condições.

O Código Tributário Nacional (CTN) a define como sendo a obrigação que o contribuinte tem em fazer ou não fazer determinado ato no interesse da entidade tributante, assim, constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não constitua a obrigação principal, tais como: apresentação de declarações, emissão de Nota Fiscal, preenchimento de guias, escrituração de livros, formulários virtuais, etc.

Objetivando regulamentar essa matéria, o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) expediu a Resolução CGSN n° 94/2011 (1), listando todas as obrigações acessórias a que estão sujeitas as ME e EPP. Destaca-se, porém, que em complementação às disposições constantes dessa Resolução, os Estados, Distrito Federal e Municípios também expediram normas para regulamentar o cumprimento das obrigações acessórias. No Estado de São Paulo, por exemplo, essas disposições foram inseridas pelo Decreto nº 52.018/2007.

Desta forma, discorreremos neste Roteiro de Procedimentos, sobre as obrigações acessórias a que estão sujeitas as ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, em vigor desde 01/07/2007, com relação à emissão de documentos fiscais e à escrituração de livros fiscais e contábeis.

Notas Tax Contabilidade:

(1) A Resolução CGSN n° 94/2011 revogou a Resolução CGSN n° 10/2007 que anteriormente regulava o cumprimento das obrigações acessórias pelas empresas optantes pelo Simples Nacional.

(2) Relativamente aos períodos fiscais encerrados até 30/06/2007, deverão ser observadas as normas estabelecidas pelos Estados para as respectivas obrigações acessórias.

Base Legal: Artigo 113, § 2º do CTN/1966; Lei Complementar nº 123/2006; Decreto nº 52.018/2007 e; Resolução CGSN n° 94/2011.

2) Conceitos:

2.1) Microempresa e Empresa de Pequeno Porte:

Considera-se microempresa (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP), a sociedade empresária, a sociedade simples, a empresa individual de responsabilidade limitada e o empresário a que se refere o artigo 966 da Lei 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro), devidamente registrados no Registro de Empresas Mercantis ou no Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o caso, desde que:

  1. no caso da ME, aufira, em cada ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais); e
  2. no caso da EPP, aufira, em cada ano-calendário, receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais).

A sociedade empresária é aquela que os sócios vão exercer seu objeto com elemento de empresa e se esta, para levar adiante seus objetivos, se vale da noção de organismo, ela também será uma sociedade de natureza empresária. Já o objeto social explorado sem empresarialidade (isto é, sem profissionalmente organizar os fatores de produção) confere à sociedade o caráter de simples. E, finalmente o empresário, conforme o artigo 966 do Código Civil é aquele que exerce profissionalmente atividade econômica organizada.

No caso de início de atividade no próprio ano-calendário, os limites acima mencionados serão proporcionais ao número de meses em que a pessoa jurídica houver exercido atividade, desconsideradas as frações de meses.

Base Legal: Artigo 3º, caput da Lei Complementar nº 123/2006 (UC: 04/02/14) e; Artigo 966 da Lei 10.406/2002.

2.2) Obrigações acessórias:

As obrigações acessórias ou deveres instrumentais são as relações jurídicas de cunho não patrimonial, que segundo o Código Tributário Nacional em seu artigo 113, § 2º, define como sendo a obrigação do contribuinte em fazer ou não fazer determinado ato no interesse da entidade tributante, assim, constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não constitua a obrigação principal (exemplo: apresentação de declarações, emissão de Nota Fiscal, preenchimento de guias, escrituração de livros, formulários virtuais, etc).

O descumprimento de obrigação acessória sujeita o infrator à multa de acordo com a legislação.

Base Legal: Artigo 113 do CTN/1966.

3) Emissão de documentos fiscais:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional devem utilizar, conforme as operações e prestações que realizarem, os documentos fiscais, inclusive os emitidos por meio eletrônico, autorizados pelos entes federativos (Estados e Municípios) onde possuírem estabelecimento. Portanto, é assegurado a competência dos Estados, Distrito Federal e Municípios para disciplinar a emissão de documentos fiscais.

Na emissão de documentos fiscais, o contribuinte optante pelo Simples Nacional deve observar o seguinte:

  1. relativamente à prestação de serviços sujeitas ao ISSQN, as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional devem utilizar a Nota Fiscal de Serviços, conforme modelo aprovado e autorizado pelo Município, ou Distrito Federal, ou outro documento fiscal autorizado conjuntamente pelo Estado e pelo Município da sua circunscrição fiscal;
  2. a utilização dos documentos fiscais fica condicionada à inutilização dos campos "Base de Cálculo" e "Imposto", de obrigação própria, indicando, no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo do próprio documento fiscal, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
    • "DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL";
    • "NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI";
  3. na hipótese de o estabelecimento da ME ou EPP estar impedido de recolher o ICMS e o ISSQN pelo Simples Nacional, em decorrência de haver extrapolado o sublimite estabelecido, em face do disposto no artigo 12 da Resolução CGSN n° 94/2011, não se aplicará a inutilização dos campos previsto na letra anterior e deverá ser consignado, no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo do próprio documento fiscal, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões:
    • "ESTABELECIMENTO IMPEDIDO DE RECOLHER O ICMS/ISSQN PELO SIMPLES NACIONAL, NOS TERMOS DO § 1º DO ART. 20 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006"; e
    • "NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI";

Os documentos fiscais autorizados anteriormente à opção poderão ser utilizados até o limite do prazo previsto para o seu uso, desde que observadas às condições deste Roteiro de Procedimento.

Notas Tax Contabilidade:

(3) O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observados os prazos e formas previstos nas respectivas legislações.

(4) Os documentos fiscais mencionados neste capítulo serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes Sinief que tratam da matéria, especialmente os Convênios Sinief s/nº, de 15/12/1970, e nº 6, de 21/02/1989, bem como o Ajuste Sinief nº 7, de 30/09/2005 (NF-e). Entretanto, o disposto nesta nota não se aplica aos livros e documentos fiscais relativos ao ISSQN.

Base Legal: Artigo 26, I e § 4º da Lei Complementar nº 123/2006 e; Artigos 12, 57, §§ 1º a 3º e 10, 61, § 4º e 63 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

3.1) Substituição Tributária e retenção na fonte:

Quando a ME ou EPP revestir-se da condição de responsável, inclusive de substituto tributário, fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto retido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na operação ou prestação.

Na hipótese de emissão de documento fiscal de entrada relativo à operação ou prestação, em que o ICMS não está incluído no Simples Nacional, a ME ou a EPP fará a indicação da base de cálculo e do ICMS porventura devido no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo do próprio documento fiscal.

Já na hipótese de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, não se aplicará, no entanto, esta disposição, devendo a base de cálculo e o ICMS porventura devido serem indicados nos campos próprios, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, baixado nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico.

Na prestação de serviço sujeito ao ISSQN, cujo imposto for de responsabilidade do tomador, o emitente fará a indicação alusiva à base de cálculo e ao imposto devido no campo próprio ou, em sua falta, no corpo do documento fiscal utilizado na prestação.

Caso a prestadora de serviços esteja abrangida por isenção ou redução do ISS em face de legislação municipal ou distrital que tenha instituído benefícios a ME ou à EPP optante pelo Simples Nacional, caberá à mesma informar no documento fiscal a alíquota aplicável na retenção na fonte, bem como a legislação concessiva do respectivo benefício.

Base Legal: Artigos 27, § 1º e 57, §§ 4º, 6º a 8º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

3.2) Devolução de mercadorias:

Na hipótese de devolução de mercadoria a contribuinte não optante pelo Simples Nacional, a ME ou EPP fará a indicação no campo "Informações Complementares", ou no corpo da Nota Fiscal Modelo 1, 1-A, ou Avulsa, da base de cálculo, do imposto destacado, e do número da Nota Fiscal de compra da mercadoria devolvida.

Base Legal: Artigo 57, § 5º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

3.3) Emissor de Cupom Fiscal (ECF):

Relativamente ao equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), também deverão ser observadas as normas estabelecidas nas legislações dos entes federativos.

Base Legal: Artigo 57, § 9º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

3.4) Emissão de documento fiscal com crédito de ICMS:

Desde 01/01/2009, as pessoas jurídicas não optantes pelo Simples Nacional passaram a ter direito a crédito correspondente ao ICMS incidente sobre suas aquisições de mercadorias feitas de ME ou de EPP optante pelo Simples Nacional, desde que destinadas à comercialização ou industrialização e observado como limite, o ICMS efetivamente devido pelas optantes pelo Simples Nacional em relação a essas aquisições. Para tanto, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá consignar no campo "Informações Complementares" ou, em sua falta, no corpo da Nota Fiscal, a expressão: "PERMITE O APROVEITAMENTO DO CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$ ______; CORRESPONDENTE À ALÍQUOTA DE ___%, NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006".

A alíquota aplicável ao cálculo do crédito corresponderá ao percentual:

  1. previsto na coluna "ICMS" nas tabelas constantes dos Anexos I ou II da Lei Complementar nº 123/2006, para a faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês anterior ao da operação, assim considerada:
    • a receita bruta acumulada nos 12 (doze) meses que antecederem o mês anterior ao da operação;
    • a média aritmética da receita bruta total dos meses que antecederem o mês anterior ao da operação, multiplicada por 12 (doze), na hipótese de a empresa ter iniciado suas atividades há menos de 13 (treze) meses da operação;
  2. de ICMS referente à menor alíquota prevista nas tabelas constantes dos Anexos I ou II da Lei Complementar nº 123/2006, na hipótese de a operação ocorrer no mês de início de atividade da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional.

No caso de redução de ICMS concedida pelo Estado ou Distrito Federal, a alíquota de que trata a letra "a" acima será aquela considerando a respectiva redução.

Na hipótese de emissão de NF-e, o valor correspondente ao crédito e a alíquota deverão ser informados nos campos próprios do documento fiscal, conforme estabelecido em manual de especificações e critérios técnicos da NF-e, nos termos do Ajuste SINIEF que instituiu o referido documento eletrônico.

Destaca-se que a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional não poderá consignar no documento fiscal a expressão mencionada, ou caso já consignada, deverá inutilizá-la, quando:

  1. estiver sujeita à tributação do ICMS no Simples Nacional por valores fixos mensais;
  2. tratar-se de operação de venda ou revenda de mercadorias em que o ICMS não é devido na forma do Simples Nacional;
  3. houver isenção estabelecida pelo Estado ou Distrito Federal, que abranja a faixa de receita bruta a que a ME ou EPP estiver sujeita no mês da operação;
  4. a operação for imune ao ICMS;
  5. considerar, por opção, que a base de cálculo sobre a qual serão calculados os valores devidos na forma do Simples Nacional será representada pela receita recebida no mês (Regime de Caixa); ou
  6. tratar-se de prestação de serviço de comunicação, de transporte interestadual ou de transporte intermunicipal.

O adquirente da mercadoria, por sua vez, não poderá se creditar do ICMS consignado em Nota Fiscal emitida por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, quando:

  1. a alíquota não for informada na Nota Fiscal;
  2. a mercadoria adquirida não se destinar à comercialização ou à industrialização; ou
  3. a operação enquadrar-se em situações previstas nas letras "a" a "f" anteriores.

Nota Tax Contabilidade:

(5) Será considerado inidôneo o documento fiscal utilizado pela ME ou EPP optante pelo Simples Nacional em desacordo com o disposto neste Roteiro de Procedimento.

Base Legal: Artigos 58, 59, 60, caput e 64 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

3.5) Crédito indevido ou a maior:

Na hipótese de utilização de crédito de forma indevida ou a maior, o destinatário da operação estornará o crédito respectivo conforme a legislação de cada ente federativo, sem prejuízo de eventuais sanções ao emitente, nos termos da legislação do Simples Nacional.

Base Legal: Artigo 60, § único da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

4) Livros fiscais e contábeis:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional devem adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas:

  1. Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;
  2. Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;
  3. Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;
  4. Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;
  5. Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
  6. Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  7. Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, a ser utilizado pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
  8. Livro Registro de Veículos, a serem utilizados por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores; e
  9. livros específicos a serem utilizados pelos contribuintes que comercializem combustíveis.

Os livros discriminados nas letras "a" a "f" acima podem ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.

Observa-se que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. Quando obrigado à apresentação, o Livro Caixa deverá:

  1. conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e pelo responsável contábil legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade; e
  2. ser escriturado por estabelecimento.

Notas Tax Contabilidade:

(6) Os livros fiscais mencionados neste capítulo serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes Sinief que tratam da matéria, especialmente os Convênios Sinief s/ nº/1970, e nº 6/1989, bem como o Ajuste Sinief nº 7/2005 (NF-e). Entretanto, o disposto nesta nota não se aplica aos livros e documentos fiscais relativos ao ISSQN.

(7) As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional podem, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, atendendo-se às disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Base Legal: Artigo 26 da Lei Complementar nº 123/2006 (UC: 04/02/14) e; Artigos 61, 63 e 65 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/02/14).

4.1) Sped Fiscal:

Estão dispensadas da utilização do Sped-Fiscal as ME e as EPP, previstas na Lei Complementar nº 123/06. Contudo, a dispensa encerrar-se-á em 01/01/2016, quando estarão obrigados ao Sped-Fiscal, podendo essa data ser antecipada a critério de cada Estado.

Base Legal: Protocolo ICMS nº 3/2011 (UC: 04/02/14).

4.2) ME ou EPP sujeita à apresentação da Declaração Eletrônica de Serviços (DES):

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas à entrega da Declaração Eletrônica de Serviços (DES), quando exigida pelo Município, que servirá para a escrituração mensal de todos os documentos fiscais emitidos e recebidos referentes aos serviços prestados, tomados ou intermediados de terceiros.

Essa declaração substitui o "Livro Registro dos Serviços Prestados" e o "Livro Registro dos Serviços Tomados" previstos no capítulo 4, e será apresentada ao Município ou ao Distrito Federal pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observado o disposto na legislação de sua circunscrição fiscal.

O empreendedor individual é dispensado da DES Municipal.

Nota Tax Contabilidade:

(8) As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante.

Base Legal: Artigo 26, § 5º da Lei Complementar nº 123/2006 (UC: 04/02/14) e; Artigos 61, § 5º, 68 e 69 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/02/14).

4.3) Livro para registro dos valores a receber no Regime de Caixa:

A empresa optante pelo Regime de Caixa deverá manter registro dos valores a receber, no modelo constante do Anexo XI da Resolução CGSN n° 94/2011, no qual constarão, no mínimo, as seguintes informações, relativas a cada prestação de serviço ou operação com mercadorias a prazo:

  1. número e data de emissão de cada documento fiscal;
  2. valor da operação ou prestação;
  3. quantidade e valor de cada parcela, bem como a data dos respectivos vencimentos;
  4. a data de recebimento e o valor recebido;
  5. saldo a receber; e
  6. créditos considerados não mais cobráveis.

Na hipótese de haver mais de um documento fiscal referente a uma mesma prestação de serviço ou operação com mercadoria, estes deverão ser registrados conjuntamente.

A adoção do Regime de Caixa pela ME ou EPP não a desobriga de manter em boa ordem e guarda os documentos e livros previstos neste Roteiro de Procedimento, inclusive com a discriminação completa de toda a sua movimentação financeira e bancária, constante do Livro Caixa.

Fica dispensado este registro em relação às prestações e operações realizadas por meio de administradoras de cartões, inclusive de crédito, desde que a ME ou EPP anexe ao respectivo registro os extratos emitidos pelas administradoras relativos às vendas e aos créditos respectivos.

Aplica-se também esta regra para os valores decorrentes das prestações e operações realizadas por meio de cheques:

  1. quando emitidos para apresentação futura, mesmo quando houver parcela à vista;
  2. quando emitidos para quitação da venda total, na ocorrência de cheques não honrados; e
  3. não liquidados no próprio mês.

A ME ou a EPP deverá apresentar à administração tributária, quando solicitados, os documentos que comprovem a efetiva cobrança dos créditos considerados não mais cobráveis.

São considerados meios de cobrança:

  1. notificação extrajudicial;
  2. protesto;
  3. cobrança judicial; e
  4. registro do débito em cadastro de proteção ao crédito.

Na hipótese de descumprimento será desconsiderada, de ofício, a opção pelo Regime de Caixa, para os anos-calendário correspondentes ao período em que tenha ocorrido o descumprimento. Neste caso, os tributos abrangidos pelo Simples Nacional deverão ser recalculados pelo Regime de Competência, sem prejuízo dos acréscimos legais correspondentes.

Base Legal: Artigos 70 e 71 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

5) Guarda e conservação de Livros e Documentos Fiscais:

Os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Base Legal: Artigo 26, II da Lei Complementar nº 123/2006 e; Artigo 62 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

6) Apresentação da DEFIS:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional devem apresentar, anualmente, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

Cabe observar que a exigência da Defis não desobriga o contribuinte a prestar informações relativa a terceiros.

Nota Tax Contabilidade:

(9) As informações prestadas pelo contribuinte na DEFIS serão compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, Distrito Federal e Municípios.

Base Legal: Artigo 66, caput e §§ 5º e 6º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

6.1) Prazo para apresentação:

A DEFIS será entregue à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D, até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional.

Nas hipóteses em que a ME ou EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a DEFIS relativa à situação especial deverá ser entregue até:

  1. o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no 1º (primeiro) quadrimestre do ano-calendário; e
  2. o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Em relação ao ano-calendário de exclusão da ME ou da EPP do Simples Nacional, esta deverá entregar a DEFIS abrangendo os fatos geradores ocorridos no período em que esteve na condição de optante, até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores.

Base Legal: Artigo 66, §§ 1º a 3º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

6.2) Retificação:

A DEFIS poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, observado o disposto no parágrafo único do artigo 138 do CTN, in verbis:

Art. 138 (...)

Parágrafo único. Não se considera espontânea a denúncia apresentada após o início de qualquer procedimento administrativo ou medida de fiscalização, relacionados com a infração.

Base Legal: Artigo 66, § 4º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

6.3) Pessoa Jurídica Inativa:

Na hipótese de a ME ou EPP permanecer inativa durante todo o ano-calendário, informará esta condição na DEFIS.

Para esse efeito, considera-se em situação de inatividade a ME ou EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário.

Base Legal: Artigo 66, §§ 7º e 8º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

7) Apresentação da DASN:

As informações socioeconômicas e fiscais, relativamente ao ano-calendário 2011, deverão ser prestadas à RFB por meio da Declaração Única e Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DASN), por meio da internet, no endereço www.receita.fazenda.gov.br, até 20/04/2012.

Observa-se que fica mantida a obrigatoriedade de entrega da DASN relativa aos anos-calendários 2007 a 2010, observados, para efeito de aplicação de penalidades, os prazos anteriormente fixados em atos do CGSN.

Nas hipóteses em que a ME ou EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, até o ano-calendário 2011, a DASN relativa à situação especial deverá ser entregue até:

  1. o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; e
  2. o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Aplica-se à DASN o disposto no:

  1. capítulo 6;
  2. subcapítulo 6.1; e
  3. subcapítulo 6.3.
Base Legal: Artigo 66, §§ 9º a 11 e 13 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

7.1) Confissão de dívida:

A DASN constitui confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos que não tenham sido recolhidos resultantes das informações nela prestadas.

Base Legal: Artigo 66, § 12 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

8) Declarações no âmbito da RFB:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional, com data de abertura constante do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) até 31/12/2007, ficam dispensadas da apresentação da Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF) e do Demonstrativo de Apuração das Contribuições Federais (Dacon) relativo ao período anterior aos efeitos da opção por esse Regime Especial e posterior a 01/07/2007, exceto no caso de a pessoa jurídica ter sido tributada pelo lucro real, presumido ou arbitrado no primeiro semestre de 2007.

O ingresso no Simples Nacional não dispensa as ME e EPP da obrigação de apresentar as demais declarações devidas à RFB, bem como as informações referentes a terceiros, relativamente aos períodos que antecederem os efeitos da opção pelo Simples Nacional.

Base Legal: Artigo 1º da IN RFB nº 877/2008.

9) Microempreendedor individual:

O Microempreendedor individual (MEI), assim considerado o empresário a que se refere o artigo 966 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil/2002), optante pelo Simples Nacional, que tenha auferido receita bruta acumulada no ano-calendário anterior e em curso de até R$ 60.000,00 (sessenta mil reais) (10):

  1. fará a comprovação da receita bruta mediante apresentação do Relatório Mensal de Receitas Brutas de que trata o Anexo XII da Resolução CGSN nº 94/2011, que deverá ser preenchido até o dia 20 (vinte) do mês subsequente àquele em que houver sido auferida a receita bruta;
  2. em relação ao documento fiscal, ficará:
    1. dispensado da emissão:
      • nas operações com venda de mercadorias ou prestações de serviços para consumidor final pessoa física;
      • nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ, quando o destinatário emitir Nota Fiscal de entrada;
    2. obrigado à sua emissão:
      • nas prestações de serviços para tomador inscrito no CNPJ;
      • nas operações com mercadorias para destinatário inscrito no CNPJ, quando o destinatário não emitir Nota Fiscal de entrada.

O MEI fica dispensado da escrituração dos livros fiscais e contábeis, da DES e da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), ressalvada a possibilidade de emissão facultativa disponibilizada pelo ente federativo.

Nas hipóteses das letras "a" e "b" acima:

  1. deverão ser anexados ao Relatório Mensal de Receitas Brutas os documentos fiscais comprobatórios das entradas de mercadorias e serviços tomados referentes ao período, bem como os documentos fiscais relativos às operações ou prestações realizadas eventualmente emitidos;
  2. o documento fiscal de que trata a letra "b" acima atenderá aos requisitos:
    • da Nota Fiscal Avulsa, quando prevista na legislação do ente federado; ou
    • da autorização para impressão de documentos fiscais do ente federado da circunscrição do contribuinte.

Lembramos que a simplificação ou postergação da exigência referente ao cadastro fiscal estadual ou municipal do MEI não prejudica a emissão de documentos fiscais de compra, venda ou prestação de serviços, vedada, em qualquer hipótese, a imposição de custos pela autorização para emissão, inclusive na modalidade avulsa.

Nota Tax Contabilidade:

(10) Até 31/12/2011 o limite de receita bruta era de até R$ 36.000,00 (trinta e seis mil reais).

Base Legal: Artigo 966 da Lei nº 10.406/2002 (Código Civil) e; Artigos 65, § único, 97 e 98 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

10) Exclusão do Simples Nacional:

As ME e as EPP excluídas do Simples Nacional estarão sujeitas, a partir do período em que se processarem os efeitos da exclusão, às normas de tributação aplicáveis às demais pessoas jurídicas, ou seja, estarão sujeitas ao cumprimento das obrigações tributárias pertinentes ao seu novo regime de recolhimento, nos termos da legislação tributária dos respectivos entes federativos.

A pessoa jurídica excluída do regime deve observar que:

  1. quando ultrapassado, no ano-calendário de inicio de atividade, o limite proporcional de receita bruta, a ME ou a EPP desenquadrada ficará sujeita ao pagamento da totalidade ou diferença dos respectivos impostos e contribuições, devidos de conformidade com as normas gerais de incidência, acrescidos, tão-somente, de juros de mora, quando efetuado antes do início de procedimento de ofício; e
  2. o sujeito passivo poderá optar pelo recolhimento do imposto de renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido na forma do lucro presumido, lucro real trimestral ou anual.

Aplica-se o disposto na letra "a" acima em relação ao ICMS e ao ISSQN à empresa impedida de recolher esses impostos na forma do Simples Nacional, em face da ultrapassagem dos limites a que se referem os incisos I e II do caput do artigo 19 da Lei Complementar nº 123/2006, relativamente ao estabelecimento localizado na unidade da Federação que os houver adotado.

Base Legal: Artigo 32 da Lei Complementar nº 123/2006 e; Artigo 76, § 3º da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

11) Roubo, Furto, Extravio, Deterioração, Destruição ou Inutilização de mercadorias, documentos e livros:

Em caso de roubo, furto, extravio, deterioração, destruição ou inutilização de mercadorias, bens do ativo permanente imobilizado, livros contábeis ou fiscais, documentos fiscais, equipamentos emissores de cupons fiscais e de quaisquer papéis ligados à escrituração, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá adotar as providências previstas na legislação dos entes federativos que jurisdicionarem o estabelecimento.

Base Legal: Artigo 134 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).

12) Certificação Digital para as ME e EPP:

As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional poderão ser obrigadas ao uso de certificação digital para cumprimento das seguintes obrigações:

  1. entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), bem como o recolhimento do FGTS, quando o número de empregados for superior a 10 (dez); e
  2. emissão da NF-e, quando a obrigatoriedade estiver prevista em norma do Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) ou na legislação municipal.

Poderá, ainda, ser exigida a utilização de códigos de acesso para cumprimento das obrigações não previstas nas letras acima.

Para entrega da GFIP e recolhimento do FGTS, quando o número de empregados for superior a 2 (dois) e inferior a 11 (onze), poderá ser exigida a certificação digital desde que autorizada a outorga de procuração não eletrônica a pessoa detentora de certificado digital.

Base Legal: Artigo 72 da Resolução CGSN n° 94/2011 (UC: 04/04/14).
Treinamento
Informações Adicionais:

Este material foi escrito no dia 31/07/2012 e atualizado em 04/02/2014, pela Equipe Técnica da Tax Contabilidade. Sua reprodução é permitida desde que indicada a fonte: Tax Contabilidade. Obrigações acessórias das microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) (Area: Guia do Simples Nacional). Disponível em: http://www.tax-contabilidade.com.br/matTecs/matTecsIndex.php?idMatTec=111. Acesso em: 30/09/2014.


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